Choć niektóre sprawy chcielibyśmy załatwiać osobiście, życie często pisze inne scenariusze. Wyjazd, choroba, brak czasu – każdy z tych powodów może sprawić, że potrzebujemy kogoś, kto zrobi coś w naszym imieniu. Właśnie wtedy przydaje się upoważnienie – prosty, ale niezwykle ważny dokument, który pozwala drugiej osobie działać w naszym imieniu. Jak je napisać, by było ważne i skuteczne? O czym trzeba pamiętać? Oto najważniejsze informacje i praktyczne wskazówki.

Czym jest upoważnienie i kiedy się je stosuje?

Upoważnienie to jednostronne oświadczenie woli, w którym jedna osoba daje drugiej prawo do działania w jej imieniu. Dokument ten nie wymaga żadnej szczególnej formy – wystarczy kartka papieru i czytelny podpis. W niektórych sytuacjach jednak warto zachować określony układ i zawrzeć konkretne informacje, by uniknąć nieporozumień.

Upoważnienie przydaje się m.in. wtedy, gdy trzeba odebrać dokument z urzędu, paczkę z poczty, załatwić formalność w banku, a nawet reprezentować kogoś przed firmą lub instytucją. To narzędzie codziennego użytku – nie tylko w życiu prywatnym, ale też zawodowym.

Warto odróżnić upoważnienie od pełnomocnictwa – chociaż na co dzień używa się tych terminów zamiennie, różnią się one zakresem i formalną mocą. Upoważnienie dotyczy zazwyczaj prostych, jednorazowych czynności.

Co powinno zawierać poprawne upoważnienie?

Treść upoważnienia musi być jasna, konkretna i zrozumiała – nie zostawiająca miejsca na domysły. Dokument powinien zawierać kilka podstawowych elementów:

  • datę i miejscowość sporządzenia dokumentu,
  • dane osoby udzielającej upoważnienia (imię, nazwisko, PESEL lub numer dowodu),
  • dane osoby upoważnionej (również z numerem dokumentu tożsamości),
  • dokładny opis czynności, do której udziela się upoważnienia,
  • czas obowiązywania upoważnienia (jeśli nie dotyczy jednej, konkretnej czynności),
  • własnoręczny podpis osoby udzielającej upoważnienia.

Dokument nie musi być napisany urzędowym językiem – ważne, żeby był precyzyjny i zrozumiały. Jeśli dotyczy ważnych spraw, można sporządzić go w dwóch egzemplarzach – po jednym dla każdej ze stron.

W niektórych sytuacjach – np. przy sprawach urzędowych – warto zabrać ze sobą oryginał dokumentu i mieć przy sobie dowód tożsamości, by móc potwierdzić swoją tożsamość jako osoba upoważniona.

Błędy, których warto unikać

Choć napisanie upoważnienia wydaje się proste, niedopatrzenia formalne mogą sprawić, że dokument zostanie odrzucony. Jednym z najczęstszych błędów jest brak podpisu – bez niego dokument jest nieważny. Podobnie wygląda sytuacja, gdy brakuje danych identyfikacyjnych którejkolwiek ze stron lub opis czynności jest zbyt ogólnikowy.

Nie warto również pozostawiać zbyt dużej swobody interpretacji – jeśli upoważnienie ma dotyczyć jednej, konkretnej czynności, trzeba to jasno zaznaczyć. W przeciwnym razie urzędnik może uznać dokument za zbyt ogólny i odmówić wykonania czynności.

Innym ryzykiem jest zbyt długi czas ważności – jeśli nie ma potrzeby, by upoważnienie obowiązywało przez wiele miesięcy, lepiej ograniczyć jego czas trwania. To zwiększa bezpieczeństwo i ogranicza ryzyko nadużyć.

Wzór prostego upoważnienia

Na koniec – krótki, praktyczny wzór upoważnienia, który można dostosować do własnych potrzeb:

Upoważnienie
Warszawa, 22 kwietnia 2025 r.

Ja, Jan Kowalski, zam. ul. Przykładowa 1, 00-000 Warszawa, PESEL 80010112345, upoważniam Annę Nowak, zam. ul. Fikcyjna 5, 00-001 Warszawa, PESEL 90020254321, do odebrania mojego dowodu osobistego z Urzędu Miasta Stołecznego Warszawy, Wydział Spraw Obywatelskich.

Upoważnienie jest ważne do dnia 30 kwietnia 2025 r.

Podpis:
Jan Kowalski